Produktive Meetings sind motivierend, erleichtern uns allen die Arbeit und entlasten übervolle Agenden. Schon die folgende Checkliste mit nützlichen Tipps kann Ihnen helfen, ein nächstes Meeting effizient und erfolgreich vorzubereiten und engagiert durch die Besprechung zu führen.

Wohl kaum jemand beklagt sich über zu wenig Arbeit. Im Gegenteil, unsere Pendenzenlisten werden stetig länger. Vermehrt werden Aufgaben im Team bewältigt und somit füllen sich auch unserer Agenden schneller mit Meetings. Da wird Zeit immer kostbarer. Umso ärgerlicher ist es für alle, wenn sich Meetings als reine Zeitverschwendung herausstellen.

Die folgende Checkliste soll dabei helfen, effiziente Meetings zu organisieren und die gemeinsam verbrachte Zeit so produktiv wie möglich zu nutzen. Dabei unterscheiden wir drei Phasen: die Vorbereitung, das eigentliche Meeting und das Follow-up.

Die Vorbereitung

• Zielvorgabe; Setzen Sie ein klares Ziel für das Meeting und schaffen Sie damit einen einheitlichen Fokus für alle Teilnehmenden.
• Teilnehmer auswählen; Wen braucht es wirklich, damit die gesteckten Ziele erreicht werden?
• Ort und Ausrüstung; Braucht es einen zentralen Ort, eine minimale Raumgrösse oder spezielle technische Einrichtungen?
• Zeitbegrenzung; Geben Sie eine eindeutige Anfangs- und Endzeit vor, damit sich alle entsprechend organisieren können.
• Agenda setzen; Geben Sie die zu besprechenden Themen und Punkte vor und liefern Sie rechtzeitig alle nötigen Informationen und Unterlagen.
• Erwartungen definieren; Beschreiben Sie die nötigen Vorbereitungsaufgaben und erteilen Sie wo nötig klare Aufträge and die jeweiligen Personen.
• Protokollar identifizieren; Identifizieren Sie bereits im Voraus eine Person, die das Protokoll führen soll. So kann sich die Person entsprechend vorbereiten und die Teilnehmenden wissen, wem sie allenfalls Unterlagen zustellen müssen.

Das Meeting

• Pünktlich starten; Belohnen Sie Pünktlichkeit und vermeiden Sie unnötigen Frust bei den Anwesenden, weil Sie zu spät Eintreffende «updaten» müssen.
• Arbeitsstand; Informieren Sie die Teilnehmenden über den Stand ihrer Arbeiten und teilen Sie mit Ihnen wichtige Resultate und Erfolge.
• Ziele unterstreichen; Kommunizieren Sie noch einmal die Ziele des Meetings, damit die Diskussionen darauf fokussiert bleiben.
• Agenda; Halten Sie sich an die Agenda, damit alle Traktanden innerhalb der gegebenen Zeit behandelt werden können.
• Themenparkplatz; Setzen Sie neue Themen auf den «Parkplatz» und traktandieren Sie diese fürs nächste Meeting, damit sich alle genügend vorbereiten können.
• Klare Notizen; Halten Sie das Wichtigste in kurzen Notizen fest und unterscheiden Sie dabei deutlich zwischen Informationen und Beschlüssen.
• Aufträge definieren; Benennen Sie für jede Aufgabe, die Sie verteilen, eine verantwortliche Person, und definieren Sie die minimalen Erwartungen sowie den Zeitraum für die Erledigung.
• Zusammenfassung; Fassen Sie am Ende des Meetings alle wichtigen Punkte, gefassten Beschlüsse und erteilten Aufträge nochmals kurz zusammen und kommunizieren Sie den Termin für das nächste Meeting.
• Pünktliches Ende; Schliessen Sie das Meeting pünktlich, denn oft steht ein weiterer Termin an oder es wartet ein Berg von Arbeit.

Das Follow-up

• Protokoll; Stellen Sie das Protokoll fertig, solange ihre Erinnerungen noch frisch sind und verarbeiten Sie allfälliges Feedback so rasch wie möglich.
• Check-up; Stellen sie sicher, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt und die entsprechenden Resultate auch an die nötigen Stellen weitergeleitet werden.
• Informationsfluss; Erleichtern Sie allen die Arbeit, indem Sie wichtige Unterlagen rechtzeitig in der gemeinsamen Projektablage für alle zugänglich machen.

Ihre Meetingpartner werden es Ihnen danken, wenn Sie die gemeinsamen Meeetings effizient und produktiv vorbereiten, führen und verarbeiten. Wenn Sie sich an die obigen Punkte halten, sollte dem Erfolg ihrer Meetings nichts mehr im Wege stehen. Wir wünschen Ihnen tolles Gelingen!