In enger Zusammenarbeit mit dem Team AV-Technik des Welle7 Workspace haben wir eine optimale virtuelle Lösung für unser Vorhaben gefunden. Darauf aufbauend konnten Schritt für Schritt die notwendigen Massnahmen in die Wege geleitet werden.

Tipp zwei: clevere Kommunikation

Stellen Sie vor, während und nach dem Event eine professionelle Kommunikation sicher. Nebst den organisatorischen Dingen muss wie bei jedem Event die Bewerbung strukturiert und professionell aufgegleist werden. Davor gehören wichtige Informationen zum Anlass wie zum Beispiel die Zustellung der Login-Daten, das detaillierte Programm, ein Dankesmailing nach dem Event (z.B. gekoppelt mit einer Umfrage) und ein ausführliches Reporting.  

Tipp drei: ein detailliertes Drehbuch

Mit einer professionellen IT-Betreuung stehen Sie vor, während und nach dem Event auf der sicheren Seite. Denn im Gegensatz zu einem physischen Event hat man bei einer virtuellen Live-Übertragung nur eine Chance, alles richtig zu machen. Eine möglichst frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Ablauf des Anlasses ist deshalb sehr wichtig. Ebenso der Miteinbezug aller beteiligten Personen – Techniker, Moderator und Referent. 

Es definiert nebst dem Ablauf auch die Zuständigkeiten während der virtuellen Veranstaltung: Wer, wie, was zu welchem Zeitpunkt im Vor- oder Hintergrund tut. Beispielsweise, dass um 17:05 der Moderator zwei Minuten lang zu Folie Nr. 24 spricht, danach das Licht angeht, das Kamerabild ein- oder ausgezoomt oder die Musik bzw. ein Video eingespielt wird. 

Wir konnten uns in jeder Beziehung hundertprozentig auf das Technik-Team verlassen.

Tipp vier: die Vor-Premiere 

Ein Test-Durchlauf ist für einen Livestream ein absolutes Muss. Vielleicht ist es der Moderator nicht gewohnt, gegen eine Kamera zu sprechen. Das soll lieber erprobt sein. Zudem können vorhandene Unstimmigkeiten während des Test-Durchlaufs optimiert werden, damit am Event alles reibungslos funktioniert.

Das prickelnde Während

Sobald am Tag X alles aufgegleist ist, sind es nur noch Details, die schiefgehen können. Kontrollieren Sie vor dem Start, ob am Übertragungsgerät sämtliche Programme im Hintergrund sowie alle Mobiltelefone vor Ort ausgeschaltet sind. Sprechen und interagieren Sie, als wären Zuschauer im Raum. Gehen Sie aktiv auf die Zuschauer ein und reagieren Sie auf Kommentare. Damit Sie den Blickkontakt zum Publikum halten, können sie einen bunten Punkt an die Kamera kleben.

Das aufschlussreiche Danach

Finden Sie heraus, wie gut Ihr Event angekommen ist. Versenden Sie dazu zum Beispiel eine Kundenumfrage mit kombiniertem Wettbewerb oder fragen Sie die Zufriedenheit Ihrer Zuschauer während dem Livestream ab. Aus den daraus gewonnenen Erkenntnissen sowie unter Einbezug von weiteren Informationen wie Feedbacks, Anzahl Anmeldungen, Performance der Kommunikation etc. erstellen Sie dann ein umfangreiches Reporting.

Und: Kosten Sie den Moment aus und bewerben Sie Ihren Anlass mit einem oder mehreren Rückblicken auf Ihren Kommunikationskanälen.  

 

Lassen Sie sich nicht aufhalten. Planen Sie im Welle7 Workspace Ihren nächsten Anlass und entdecken Sie unsere Auswahl an Räumen und erweiterten Angeboten. Wir haben das Knowhow und geben alles, damit Ihr Anlass – physisch vor Ort oder digital – für alle Beteiligten zu einem Erfolgserlebnis wird.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns.

Der «Berner Wortwechsel» konnte dank einer professionellen Location mit IT-Unterstützung ausgezeichnetes Lob ernten. Ausser des fehlenden Apéro-riche-Buffets und das Networking im Anschluss kamen alle Teilnehmenden voll auf ihre Kosten – und zu Wort: «Ich habe mich sehr gefreut über die vielen Fragen und kritischen Gedanken aus dem Publikum. Sie zeigen, dass das Thema New Work und seine Problematik präsent sind», lobte Referent Yves Schneuwly im Anschluss an den Event. Und ergänzt: «Die grosse Vielfalt an Räumen und Möglichkeiten im Welle7 Workspace lassen sich auf spannende Art und Weise für physische und virtuelle Events einsetzen. 

Der «Berner Wortwechsel» ist eine Eventserie, die Businesstalks mit Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Sport und Kultur veranstaltet. Die Talks bieten eine ideale Plattform zum Networken sowie die Möglichkeit, den eigenen Horizont zu erweitern. Dreh- und Angelpunkt der letzten virtuellen Durchführung war der multifunktionale Eventraum im Welle7 Workspace. Die fünf Hauptdarsteller waren der Moderator und der Referent sowie die Event-Managerin und zwei AV Techniker.

Das grosse Davor

 

Alles beginnt mit einer Idee und einem Plan. Vielleicht haben Sie aus vergangenen Events bereits ein Konzept, das Sie eins zu eins ans Online-Format adaptieren können. Die Macher der Eventserie «Berner Wortwechsel» haben im Februar ihren Netzwerk-Anlass als professionell aufgegleisten Livestream im Welle7 Workspace durchgeführt. Für uns haben sie ihre Erfahrungen in Zitaten zusammengefasst.

 

Tipp eins: Raum und Technik

 

Ein passender Raum mit einer guten Beleuchtung, einer modernen Ausstattung und einer stabilen Internetverbindung ist ein Muss. Kreieren Sie zudem mit einem stimmigen Hintergrund das gewünschte Ambiente. Bedenken Sie: Je konkreter Ihre visuellen Vorstellungen für den Anlass sind, desto wichtiger ist der frühzeitige Einbezug des Technikteams vor Ort. Es kann verschiedene Möglichkeiten prüfen und eine optimale Lösung finden von der Raumreservation bis zur Tool-Evaluation.